手続きの用語集

お薬手帳

いつ・どの薬を処方されたかの記録です。治療の経過を示す資料として、障害年金の請求や保険金の請求で参考にされることがあります。医療費控除の対象になる薬を確認するときにも使えます。

入手先 薬局（電子お薬手帳アプリも利用可）

費用 無料

キャッシュカード

銀行口座の口座番号と名義の確認に使います。通帳のない口座（ネット銀行など）では、通帳の代わりとして提示を求められることがあります。暗証番号を聞かれることはありませんので、その場で伝えないでください。

入手先 口座のある金融機関（窓口・ネットバンキングで発行・再発行を申請）

マイナンバーカード

マイナンバーカードは、顔写真付きの本人確認書類と、マイナンバーを証明する書類を1枚で兼ねるカードです。住民票・印鑑証明書などのコンビニ交付、e-Taxでの確定申告、健康保険証としての利用（マイナ保険証）にも使えます。券面の有効期限のほか、電子証明書の有効期限（発行から5回目の誕生日）が別にあり、切れると電子申請やマイナ保険証が使えなくなります。

入手先 お住まいの市区町村の窓口／オンライン申請

費用 無料

マイナンバーがわかる書類

マイナンバー確認書類とも呼ばれます。マイナンバーカード、マイナンバーが記載された住民票の写し、通知カード（記載内容が住民票と一致している場合）などが該当します。通知カードは2020年5月に廃止され、新規発行や再交付はされていません。手元にない場合は、市区町村役場でマイナンバー入りの住民票を取れば代わりになります。

ローン契約書

お金を借りる条件を定めた契約書です（正式には金銭消費貸借契約書）。借入額・金利・返済期間・返済方法・繰上返済の条件が書かれています。借り換えや完済、住宅ローン控除の手続きで参照するので、返済予定表とあわせて保管してください。

入手先 契約時に金融機関・ディーラーから受け取る

委任契約書

弁護士・司法書士・社会保険労務士などに手続きを依頼するときに結ぶ契約の書面です。依頼する業務の範囲、報酬の額と支払い時期、実費の扱いが書かれています。着手金と成功報酬が分かれている場合が多いので、総額でいくらになるかを確認してから署名してください。

入手先 依頼する社会保険労務士・専門家の事務所

委任状

本人以外が窓口に行く場合に、本人が代理人に手続きを頼んだことを示す書面です。本人の署名（と押印を求める窓口では押印）が必要で、代理人自身の本人確認書類もあわせて持参します。

入手先 提出先の窓口／公式サイト（ダウンロードできる場合が多い）

意見書

本人の状態について、医師などの専門家が判断・所見を書いた書類です。要介護認定の主治医意見書のように、申請を受けた自治体が医師へ直接作成を依頼するものもあれば、本人が依頼して提出するものもあります。どちらの流れになるかは手続きごとに違うので、申請時に窓口で確認してください。

医師の診断書

医師の診断書は、医師が患者の病状・傷害の程度・治療内容などを証明する書類です。発行には3,000円〜10,000円程度の費用がかかり、作成に1〜2週間かかることもあります。各種手当・保険金・障害認定などの申請で必要になります。提出先によって書式が指定されている場合があるので、事前に確認してから医療機関に依頼してください。

入手先 医療機関（提出先で書式が指定されている場合は、様式を受け取ってから依頼）

費用 3,000〜10,000円程度

医療費の領収書

医療費の領収書は、医療機関や薬局で支払った医療費の金額を証明する書類です。確定申告で医療費控除を受ける際に必要です。医療費控除の明細書を作成すれば添付は不要ですが、5年間の保存義務があります。高額療養費の申請でも求められることがあります。

入手先 医療機関・薬局（支払時に受け取る）

印鑑

役所の届出や申請では、認印（いわゆる三文判）で足りるものがほとんどです。ただしシャチハタ（インク浸透印）は不可としている窓口が多いので、朱肉を使うタイプを持って行くと確実です。実印が必要になるのは、不動産の登記や自動車の名義変更など限られた手続きで、その場合は印鑑証明書もセットで求められます。近年は押印を廃止した手続きも増えていますが、念のため持参しておくと二度手間になりません。

印鑑証明書

印鑑証明書（印鑑登録証明書）は、実印として登録した印鑑が本人のものであることを証明する書類です。提出先が「発行後3ヶ月以内のもの」などと期限を定めていることが多いので、取得のタイミングに注意してください。

入手先 住所地の市区町村役場の窓口（印鑑登録証（カード）が必要）／コンビニ交付（マイナンバーカード利用。対応する自治体のみ）

費用 1通300円程度

印鑑登録証

印鑑登録証は、印鑑登録をしたときに市区町村から交付されるカードです。印鑑証明書を窓口で取るときに必要で、実印そのものを持って行っても、このカードがないと発行してもらえません。紛失した場合は再登録の手続きが必要です。

入手先 市区町村役場（印鑑登録の手続き時に交付）

運転免許証

運転免許証は、自動車や原動機付自転車を運転するために必要な公的資格証明書です。都道府県の公安委員会が交付します。本人確認書類としても広く使用されます。住所変更時は管轄の警察署・運転免許センターで記載事項変更届を提出します。

入手先 都道府県の公安委員会（交付）

火葬許可証

火葬許可証は、死亡届の提出時に市区町村役場から交付される、火葬を行うための許可書です。火葬場に提出すると、火葬後に「埋葬許可証」として返却されます。費用は無料です。納骨の際に墓地・霊園に提出します。

入手先 市区町村役場（死亡届の提出時に交付）

費用 無料

課税証明書

前年の所得額と、それに対して課された住民税額を証明する書類で、市区町村役場で取得します（住民税が課されていない場合は非課税証明書）。保育料や各種手当の判定、住宅ローンの審査などで求められます。証明できるのは前年分なので、1月から5月ごろに申請するときは「いつの年度分か」を提出先に確認してください。

入手先 その年度の1月1日時点で住民登録があった市区町村／コンビニ交付（マイナンバーカード利用。対応する自治体のみ）

費用 1通200〜400円程度

課税明細書

固定資産税の納税通知書に同封され、所有する土地・建物ごとの評価額と税額が一覧になっている書類です。不動産の売却・相続・リフォーム減税の申告で、評価額や床面積を確認するために使います。手元にない場合は、市区町村で評価証明書を取得すれば代わりになります。

入手先 固定資産税の納税通知書に同封されて届く

解約届出書

保険や各種サービスの契約を終わらせるために出す書類です。保険では、解約返戻金の有無・受取口座・課税の扱いを確認してから提出します。いったん解約すると同じ条件では戻せないため、新しい契約が成立してから解約するのが基本です。

入手先 契約している事業者・金融機関

改製原戸籍

法改正で戸籍の様式が作り替えられたときの、作り替え前の戸籍です。新しい戸籍には、作り替えの時点で有効な情報しか移されないため、それ以前の婚姻や子の記載を確認するにはこちらが必要になります。相続人の確定でよく求められます。

確定申告書

1年間の所得と税額を自分で計算して税務署に申告する書類です。国税庁の確定申告書等作成コーナーで作成でき、e-Taxで送信するか、印刷して郵送・持参します。提出後は控え（e-Taxの場合は受信通知）が収入証明として使えるので、必ず残してください。

入手先 国税庁の確定申告書等作成コーナー（オンライン）／税務署の窓口

費用 無料

確認済証

建築確認の申請が建築基準法に適合していると認められたときに交付される書面です。これがないと工事に着手できません。工事完了後の検査に通ると、別に検査済証が交付されます。増築や大規模リフォームの補助金・減税でも提示を求められます。

入手先 建築主事または指定確認検査機関

株主総会議事録

株主総会で何を決めたかを記録した書面です。解散や役員変更など、決議の内容によっては登記の添付書類になります。開催日時・場所・出席者・議案と決議の結果を記載し、会社に10年間保存する義務があります。

株主名簿

会社の株主の氏名・住所・持ち株数を記録した名簿です。会社が作成・保管する義務があり、解散・清算や事業承継の手続きで、誰が株主かを示すために使います。相続で株式が移ったときは、名簿の書き換え（名義書換）を会社に請求します。

勘定科目内訳明細書

決算書の各項目（売掛金・買掛金・借入金など）について、相手先ごとの内訳を書き出す書類です。法人税の申告書に添付します。取引先名・金額を並べるだけの書類ですが、記帳が整理できていないと作成に時間がかかります。

入手先 税務署の窓口／国税庁のウェブサイト（ダウンロード）

基礎年金番号通知書

基礎年金番号通知書は、年金制度に加入した際に日本年金機構から送付される、基礎年金番号が記載された書類です。2022年4月以降、年金手帳に代わって交付されるようになりました。紛失した場合は年金事務所で再発行を申請できます。費用はかかりません。

入手先 日本年金機構（2022年4月以降、年金手帳に代わって交付）。紛失時は年金事務所で再発行を申請

休業損害証明書

事故によるケガで仕事を休んだ日数と、その間に減った収入を勤務先が証明する書類です。保険会社所定の様式に、勤務先が休んだ日・給与の支払状況を記入します。自営業の場合は前年の確定申告書の控えで収入を示します。

入手先 勤務先に記入を依頼（様式は保険会社から取り寄せ）

決算報告書

清算が終わったときに、清算人が「財産をこう処分し、こう分配した」とまとめる書類です。株主総会の承認を受けると清算結了となり、その承認から2週間以内に清算結了登記を申請します。

入手先 清算人が作成

健康診断書

健康診断の結果を証明する書類です（健康診断票と呼ぶこともあります）。入学・就職・資格の申請などで提出を求められ、提出先が指定した様式に医師が記入する形式もあります。検査項目が指定されていることがあるので、受診の前に様式と必要な項目を確認してください。

入手先 健康診断を受けた医療機関

健康保険証

どれも「公的な医療保険に入っていることを示すもの」ですが、従来の健康保険証は2024年12月に新規発行が終わり、今はマイナンバーカードを保険証として使う（マイナ保険証）か、カードを持たない人に交付される資格確認書を使います。手続きの持ち物に「健康保険証」とある場合は、マイナ保険証か資格確認書を持って行けば足ります。（正式には健康保険被保険者証といいます）

入手先 加入している健康保険（会社員は勤務先の健康保険組合・協会けんぽ／自営業者等は市区町村の国民健康保険）。従来型の保険証は新規発行を終了し、現在はマイナ保険証または資格確認書

建築確認済証

建築確認済証は、建築計画が建築基準法に適合していることを確認した証明書です。建築主事または指定確認検査機関から交付されます。住宅ローン審査や不動産売却時にも求められます。紛失した場合、再発行はできませんが、市区町村で「台帳記載事項証明書」の取得が可能です。

入手先 建築主事または指定確認検査機関（紛失時は再発行できないため、市区町村で台帳記載事項証明書を取得）

建物図面

建物の位置と形、各階の間取りと床面積を示す図面で、登記に添付されたものは法務局で取得できます。増築で床面積が変わったときの表題部変更登記や、リフォーム・売却の手続きで使います。

見積書

工事や修理、サービスの内容と金額を、契約前に書面で示してもらうものです。複数社から取ると相場がわかり、補助金の申請では見積書の添付を求められることもあります。金額だけでなく、作業範囲・工期・追加費用の条件まで書かれているかを見てください。

入手先 依頼先の業者（複数社から取るのが一般的）

源泉徴収票

勤務先が1年間に支払った給与・賞与の総額と、天引きした所得税額が記載された書類です。年末調整のあと、通常は12月または1月に交付されます。転職先での年末調整、確定申告、収入証明として使うので、受け取ったら保管しておいてください。

入手先 勤務先（年末調整後の12月ごろ、または退職時に交付。紛失時は勤務先へ再発行を依頼）

固定資産税納税通知書

その年の固定資産税・都市計画税の税額と、その根拠になる評価額が記載された通知で、毎年春ごろに所有者へ送られます。不動産の売却・相続・贈与では、評価額や物件の特定に使うため添付を求められることが多い書類です。同封の課税明細書に、土地・建物ごとの評価額が載っています。

入手先 市区町村から毎年春ごろ所有者へ郵送

固定資産評価証明書

土地や建物の固定資産税評価額を証明する書類です。相続税・贈与税の申告や、相続登記・贈与の登記で登録免許税を計算するときに使います。不動産がある市区町村の窓口で取得します（東京23区は都税事務所）。

入手先 不動産所在地の市区町村の税務課窓口

費用 1通200〜400円程度

戸籍謄本

戸籍に記載されている全員の身分事項（出生・婚姻・離婚・死亡など）を証明する書類です。2024年3月から本籍地以外の市区町村でも請求できる「広域交付」が始まりました（本人・配偶者・直系の親族分に限られ、窓口での請求のみ）。相続では、故人の出生から死亡までの連続した戸籍が必要になります。一部の人の分だけを写したものは「抄本（個人事項証明書）」といい、手数料は同額です。

入手先 本籍地の市区町村／本籍地以外の市区町村窓口（広域交付。本人等の請求）／コンビニ交付（マイナンバーカード利用。対応する自治体のみ）

費用 1通450円

戸籍附票

戸籍の附票は、その戸籍にいる間の住所の移り変わりが記録された書類で、本籍地の市区町村で取得します。住民票では今の住所しかわからないため、過去の住所をさかのぼって証明したいとき（登記の住所とつながらない場合など）に使います。

入手先 本籍地の市区町村（窓口・郵送）／コンビニ交付（マイナンバーカード利用。対応する自治体のみ）

後遺障害診断書

交通事故などの治療を続けてもこれ以上よくならない状態（症状固定）になったときに、残った症状を医師が記載する書類です。自賠責保険の様式で作成し、後遺障害等級の認定はこの内容とレントゲン・MRIなどの画像資料をもとに判断されます。

入手先 治療を受けた医療機関（様式は自賠責保険会社から取り寄せ）

口座振替依頼書

保育料・税・保険料などを口座から自動で引き落とすために出す書類です。金融機関の届出印が必要な様式が多く、引落しが始まるまで1〜2ヶ月かかることがあります。開始までの分は納付書で払う扱いになるのが一般的です。

入手先 金融機関の窓口／申込先（保険会社・自治体など）

工事請負契約書

リフォームや建築工事を業者に頼むときに結ぶ契約の書面です。工事の範囲・金額・工期・支払い条件・保証の内容が書かれています。補助金や減税の申請で添付を求められることが多く、着工前に取り交わすのが原則です。追加工事が出たときは、口頭で済ませず書面を追加してもらってください。

入手先 契約時にリフォーム会社・工務店から受け取る

控除証明書

年末調整や確定申告で控除を受けるために、支払いを証明する書類です。生命保険料・地震保険料・国民年金保険料・iDeCoの掛金などについて、毎年10月ごろから発行元が送ってきます。なくした場合は再発行を依頼できますが、届くまで数日かかるので早めに連絡してください。

入手先 保険会社・日本年金機構などの発行元から毎年10月ごろ郵送（紛失時は再発行を依頼）

告知書

保険に申し込むときに、健康状態や過去の病歴を自分で申告する書類です。団体信用生命保険（団信）や医療保険で提出します。事実と違う記載をすると、いざというときに保険金が支払われず契約を解除されることがあるため、迷う点は保険会社に確認しながら書いてください。

入手先 申し込む保険会社（保険の申込書とセット）

国民健康保険証

自営業者・退職した人・無職の人などが加入する国民健康保険の資格を示すものです。従来のカード型の保険証は新規発行が終わっており、現在はマイナ保険証か、市区町村が交付する資格確認書を使います。転出・就職などで国保を抜けるときは返却（返納）が必要です。

入手先 市区町村の国民健康保険の窓口（従来型の保険証は新規発行を終了し、現在はマイナ保険証または資格確認書）

残高証明書

ある時点の預金や借入金の残高を金融機関が証明する書類です。相続の財産調査では死亡日時点、住宅ローン控除では年末時点の残高を使います。住宅ローンの年末残高等証明書は毎年秋ごろに届き、年末調整や確定申告で使います。発行に手数料と数日〜2週間ほどかかります。

入手先 口座のある金融機関の窓口／Webサイト

費用 金融機関により異なります

死亡を証明する書類

亡くなったことを示す書類で、死亡診断書（死体検案書）のコピー、死亡の記載がある戸籍謄本・除籍謄本、住民票除票などが使われます。どれが必要かは提出先によって違うので、保険会社や金融機関に確認してから取り寄せると無駄がありません。

死亡診断書

人が亡くなったことを医師が証明する書類です。診療を受けていた病気で亡くなった場合は死亡診断書、事故や突然死など それ以外の場合は警察の検視を経て死体検案書になります。死亡届と一体の用紙になっていて提出すると手元に残らないため、生命保険や年金の手続きに備えてコピーを何部か取っておきます。

入手先 死亡を確認した医師（病院）。診療中の傷病以外で亡くなった場合は検案を経て死体検案書

費用 3,000〜10,000円程度（死体検案書は30,000〜100,000円程度）

事業主の証明

事業主の証明は、勤務先の事業主が従業員の在職状況や賃金などを証明する書類の総称です。労災申請の「事業主証明欄」や保育園入園の「就労証明書」など、用途に応じた様式があります。勤務先の人事・総務部門に依頼します。費用は通常かかりません。

自賠責保険証明書

すべての自動車・バイクに加入が義務づけられている自賠責保険の証明書です。車検や名義変更の手続きで必要になり、運行中は車に備え付けておく必要があります。売却や廃車のときは、名義変更か解約（残期間に応じた返戻金あり）の手続きをします。

入手先 自賠責保険を契約している保険会社

実印

実印は、住んでいる市区町村に登録した印鑑のことです。登録すると印鑑登録証（カード）が交付され、それを使って印鑑証明書を取得します。実印は「印鑑証明書とセット」で初めて効力を持つと考えてください。不動産の売買・相続登記、自動車の名義変更、遺産分割協議書などで求められます。

車検証

正式には自動車検査証といい、その車が保安基準に適合していることを示す書面です。所有者・使用者・車台番号・有効期限などが記載されています。2023年1月からICチップ入りの電子車検証に切り替わり、記載事項の一部は専用アプリや読み取り機で確認する形になりました。運行中は車に備え付けておく必要があります。

入手先 運輸支局（軽自動車は軽自動車検査協会）。紛失時は管轄の運輸支局で再交付

車庫証明書

車の保管場所を確保していることを証明する書類で、保管場所を管轄する警察署に申請します。交付まで3〜7日かかるため、納車や登録の日から逆算して申請してください。軽自動車は地域によって届出だけで足りる場合があります。

入手先 保管場所を管轄する警察署（申請して交付）

取引報告書

株式や投資信託を売買したときに、証券会社から交付される取引の明細です。取得した時期と価格がわかるため、相続財産の把握や、譲渡所得の計算（取得費の証明）で使います。ネット証券では電子交付されていることが多く、マイページから期間を指定して取得できます。

入手先 証券会社（ネット証券はマイページから取得）

受取人変更届

生命保険の保険金を受け取る人を変える手続きの書類です。結婚・離婚・相続対策のときに見直します。遺言でも変更できますが、保険会社への通知が必要で手続きが遅れがちなので、通常はこの届出で変更します。

入手先 保険会社（契約者本人が請求）

収入がわかる資料

収入がわかる書類とも書かれます。直近の収入額を示す書類です。給与明細・源泉徴収票・確定申告書の控え・課税証明書などが該当します。生活の支援や減免の申請では「世帯全員分」を求められることがあり、対象期間（直近3ヶ月分など）の指定もあるため、窓口の案内どおりにそろえてください。

収入印紙

収入印紙は、税金や手数料を納めるための証票です。郵便局や法務局のほか、金額の小さいものはコンビニでも扱っています。申請書や契約書の所定欄に貼って提出し、消印は窓口で行われます。貼る前に金額を間違えないよう、申請書の案内で必要額を確認してください。

入手先 郵便局／法務局内の販売所／コンビニ（200円券のみ）

収入証明書

収入を証明する書類（所得を証明する書類）の総称です。会社員は源泉徴収票、自営業者は確定申告書の控え、そのほか市区町村が発行する課税証明書（所得証明書）が使われます。ローン・賃貸・各種手当の審査で求められ、提出先によって「直近◯年分」などの指定があるので確認してください。

入手先 勤務先（源泉徴収票）／市区町村（課税証明書）／確定申告書の控え

就業規則

労働時間・賃金・休職・退職などの職場のルールを定めた規程です。常時10人以上を使用する事業場では作成と労働基準監督署への届出が義務づけられています。休職の可否や見舞金の扱いなど、会社ごとの取り決めを確認するときに参照します。

住民税決定通知書

その年に納める住民税の額を知らせる通知で、会社員は5〜6月ごろ勤務先経由で、自営業者などは市区町村から届きます。前年の所得も記載されているため、収入を証明する書類として使えることがあります。

入手先 勤務先経由（給与天引きの場合）／市区町村から郵送（普通徴収の場合）

住民票

現在の住所・氏名・生年月日・世帯構成などが記載された、住所を証明する書類です。提出先によって「本籍・続柄・マイナンバーの記載あり／なし」の指定があるので、取る前に確認してください。

入手先 住民登録をしている市区町村の窓口／コンビニ交付（マイナンバーカード利用。対応する自治体のみ）

費用 1通300円前後（自治体により異なります）

住民票除票

転出や死亡によって住民登録が消された人の、消される直前の住民票です。相続手続きでは、故人の最後の住所を証明するために求められます。保存期間は消除から150年です。

入手先 以前の住所地の市区町村役場

費用 1通200〜400円程度

重要事項説明書

契約の前に、内容のうち特に重要な点を書面で説明するものです。不動産では宅地建物取引士が、金融商品では販売する会社が説明します。契約後に「聞いていない」となりやすい点（制限・費用・解約条件）がまとまっているので、署名の前に目を通してください。

入手先 契約前に事業者から交付（不動産取引では宅地建物取引士が説明）

出勤簿

出勤簿は、従業員の出勤・退勤の日時を記録する帳簿です。労働基準法に基づき事業主が作成・保存を義務付けられている法定帳簿の一つです。タイムカードや勤怠管理システムの記録で代用できます。保存期間は5年間（当面は経過措置で3年間）です。

除籍謄本

その戸籍に入っていた人が全員いなくなった（死亡・婚姻・転籍など）戸籍の写しです。相続手続きでは、故人の戸籍をさかのぼる過程で必ず出てきます。保存期間は除籍になってから150年です。

入手先 本籍地の市区町村

費用 1通750円

証明写真

手続きごとに大きさと有効期間が決まっています（多くは6ヶ月以内に撮影したもの）。背景は無地、正面・無帽が基本で、パスポートやマイナンバーカードはさらに細かい規格があります。使い回す前に、提出先の指定サイズを確認してください。

審査請求書

給付の決定に不服があるときに、見直しを求めて出す書類です。提出できる期間が決まっているため、決定通知を受け取ったら期限を確認してください。

入手先 決定をした機関の審査官（労災は都道府県労働局、年金は地方厚生局）

振込依頼書

指定の口座へお金を払い込むための用紙です（払込用紙・払込取扱票とも呼ばれます）。学校・園から入学金や授業料の案内と一緒に届き、金融機関やコンビニの窓口で払い込みます。払い込むと受領書（振込受領書）が手元に残り、入学手続き書類に添付するので必ず保管してください。

入手先 学校・園から入学金や授業料の案内と一緒に届く

振込先口座情報

給付金・手当・保険金などを受け取る口座の情報です。金融機関名・支店名・預金種別・口座番号・口座名義（カナ）がそろっている必要があります。多くの手続きで「申請者本人名義の口座」が条件です。

診察券

その医療機関にかかっていたことを示す手がかりになります。初診日の証明が必要な障害年金の請求などで、カルテが残っていない場合の参考資料として提出を求められることがあります。受診していた病院がわかる材料として、古いものも捨てずに取っておくと役立ちます。

診断書

病名・症状・治療の内容や見込みを医師が証明する書類です。提出先ごとに様式が決まっていることが多く（保険会社・年金・手帳の申請など）、様式を先に受け取ってから医療機関に依頼します。作成には数日から数週間かかり、費用は医療機関が独自に定めています。

図面

間取り図・平面図とも呼ばれ、建物の形・面積・部屋の配置を示すものです。リフォームの見積り、補助金や登記の申請、保険の手続きなどで求められます。購入時の書類一式や、建物の登記に関する資料の中にあることが多いです。見当たらない場合は、施工した業者や管理会社に控えが残っていないか確認してください。

生命保険証券

生命保険証券は、生命保険契約の内容（契約者名・被保険者名・保険金額・保険期間・受取人など）を記載した証明書です。保険会社から契約成立後に交付されます。保険金請求や契約内容の確認、相続手続きで必要です。紛失した場合は保険会社に再発行を依頼できます。

相続関係説明図

亡くなった方と相続人の関係を家系図のように示した書面です。相続登記では、これを添えると提出した戸籍謄本の原本を返してもらえます（原本還付）。決まった書式はなく、氏名・生年月日・続柄・住所を記載します。

損益計算書

1年間（事業年度）にいくら売れて、いくら経費がかかり、最終的にいくら残ったかを示す表です。貸借対照表とセットで決算書と呼ばれます。確定申告や融資の申込み、廃業時の清算手続きで使います。

入手先 会計ソフト・税理士が作成（決算書の一部）

貸借対照表

ある時点で、会社や事業がどんな財産と借金を持っているかを一覧にした表です。左側に資産、右側に負債と純資産が並びます。決算のたびに作成し、廃業・清算や融資の申込みでも提出を求められます。会計ソフトを使っていれば、日々の記帳から自動で作られます。

退職日がわかる書類

いつ退職したかを示す書類で、離職票・退職証明書・健康保険の資格喪失証明書などが該当します。国民健康保険や国民年金への切替え、失業給付の申請で求められます。勤務先から届くまで日数がかかることがあるため、退職時に「いつ・どれが届くか」を確認しておくと待たされずに済みます。

帳簿

事業の収入と支出を記録したものです。青色申告の65万円控除は、複式簿記での記帳に加えてe-Taxでの申告（または電子帳簿保存）まで満たしたときの金額で、記帳だけの場合は控除額が下がります。白色申告でも簡易な記帳が義務づけられています。帳簿と関係書類は原則7年間（一部の書類は5年間）保存します。

賃金台帳

賃金台帳は、労働基準法第108条に基づき事業主が作成・保存を義務付けられている帳簿です。従業員ごとに賃金の計算期間・労働日数・労働時間・基本給・手当・控除額などを記載します。保存期間は5年間（当面は経過措置で3年間）です。

賃貸借契約書

部屋や駐車場を借りるときに結ぶ契約の書面です。解約の予告期間（1ヶ月前など）、原状回復の負担、更新料の条件が書かれており、引越しや退去の段取りはこの内容に沿って決まります。手続きの場面では、住所や契約者を証明する書類としても使われます。「賃貸契約書」と呼ばれることもあります。

入手先 契約時に不動産会社・貸主（管理会社）から受け取る（紛失時は管理会社・貸主に相談）

通知カード

通知カードは、マイナンバー（個人番号）を本人に知らせるために送付された紙製のカードです。2020年5月に廃止され新規発行は終了していますが、記載事項に変更がなければ引き続きマイナンバーの確認書類として使用できます。紛失した場合はマイナンバー入りの住民票で番号を確認できます。

入手先 2020年5月に新規発行・再発行を終了（手元にあるもののみ、記載事項が住民票と一致していれば使用可）

通帳

給付金や還付金の振込先を確認するために、口座番号・支店名・口座名義がわかるページの提示やコピーを求められます。通帳を発行しないネット銀行の場合は、口座情報が表示された画面の印刷やキャッシュカードで代用できることが多いですが、対応は窓口によります。

入手先 口座のある金融機関（口座開設時に発行。通帳を発行しないネット銀行もある）

定款

会社の目的・商号・本店の所在地・株式の扱いなどを定めた、会社の基本ルールです。設立時に作成し、株式会社では公証人の認証を受けます。事業承継や許認可の申請、金融機関の手続きで写しの提出を求められます。変更するには株主総会の決議が必要です。

転出証明書

別の市区町村へ引っ越すときに転出届を出すと交付される書類で、新住所地での転入届に必要です。マイナンバーカードを使って転出届を出した場合（オンラインの引越し手続きを含む）は交付されず、転入届の窓口でカードを提示して手続きします。

入手先 旧住所地の市区町村（転出届の提出時に交付）。オンラインの転出届では紙の証明書は発行されず、マイナンバーカードを持参して転入手続き

登記事項証明書

不動産や法人の登記簿の内容を証明する書類です（かつては登記簿謄本と呼ばれていました）。不動産では所在・面積・所有者・抵当権などが、法人では商号・本店・役員などが記載されます。全国どこの法務局でも取得でき、誰でも請求できます。

入手先 法務局の窓口／オンライン請求／郵送

登記識別情報通知

登記が済んだときに法務局から交付される、12桁の英数字が記載された書面です。以前の「権利証」にあたるもので、次にその不動産を売る・担保に入れるときに必要になります。番号自体が本人確認の役割を持つため、目隠しシールをはがさずに保管してください。再発行はできません。

入手先 登記が完了したときに法務局から交付（紛失しても再発行はできない）

登記申請書

不動産や法人の登記を法務局に申請するための書面です。相続登記・所有権移転・抵当権抹消など、申請の種類ごとに書式と添付書類が決まっています。法務局のウェブサイトに記載例があり、窓口・郵送・オンラインで提出できます。書き方に迷う場合は、法務局の登記手続き案内（予約制の無料相談）を利用できます。

入手先 法務局の窓口／法務局のウェブサイト（ダウンロード）

登録免許税

登録免許税は、不動産や会社の登記を行う際に課される国税です。不動産の所有権移転登記の場合、固定資産税評価額に税率（売買は2%、相続は0.4%など）を掛けて算出します。納付は収入印紙または金融機関での現金納付で行います。

届出印

届出印（銀行印）は、口座を作るときに金融機関へ登録した印鑑のことです。名義変更・解約・住所変更などの手続きで、通帳とあわせて求められます。どの印鑑を登録したか分からない場合は、窓口で照合してもらうか、改印の手続きをすることになります。

年金手帳

基礎年金番号を確認するための書類です。年金手帳は2022年4月に廃止され、以後は「基礎年金番号通知書」が交付されています。すでに持っている年金手帳はそのまま番号の確認に使えます。番号は年金の記録を管理する大切な情報なので、転職や各種申請のときに参照できるよう保管しておいてください。

入手先 新規発行は2022年4月に終了（現在は基礎年金番号通知書）。紛失時は年金事務所で基礎年金番号通知書を再発行

年金証書

年金を受け取る権利が決まったときに届く書類で、年金の種類・年金コード・受給者番号が記載されています。以後の手続き（住所変更、他の年金の請求、遺族年金の請求など）で参照するため、届いたら大切に保管してください。紛失しても再交付を受けられます。

入手先 日本年金機構から郵送（裁定請求の1〜2ヶ月後、年金決定通知書とともに）。紛失時は年金事務所で再交付

年金請求書

年金を受け取るために年金事務所や市区町村へ提出する請求書です。老齢年金・遺族年金・障害年金・未支給年金など、請求する年金の種類ごとに様式が分かれています。どれを使うか・何を添えるかは加入記録によって変わるため、年金事務所で確認しながら準備すると確実です。

入手先 日本年金機構から郵送（受給開始年齢の約3ヶ月前）／年金事務所・市区町村の窓口

念書

当事者の一方が、相手に対して約束した内容を書いて差し入れる書面です。示談や合意の内容を記録に残す目的で使われます。署名した内容は後から証拠になり得るので、意味がわからないまま署名せず、不安があれば専門家に相談してください。

入手先 自分で作成（決まった書式はない）

納付書

税金や保険料を納めるための用紙です。金融機関やコンビニの窓口で支払え、記載された納期限を過ぎると延滞金がかかることがあります。納付書が届かない・なくした場合は、発行元（税務署・市区町村・年金事務所など）に連絡すれば再発行してもらえます。

入手先 発行元（市区町村・税務署・年金事務所など）から郵送（届かない・なくした場合は発行元に連絡）

売買契約書

売主と買主が売買の条件を取り決めた書面です。不動産では、価格・引渡し日・手付金・契約解除の条件などが記載され、登記や確定申告（譲渡所得の計算）でも使います。印紙税の対象になるため、収入印紙を貼って消印します。取得費の証明として長期間必要になるので、処分せず保管してください。

入手先 契約時に相手方（不動産会社・販売店等）から受け取る（売主・買主が各1通保管）

被扶養者届

健康保険の被保険者が、扶養する家族を増やす・減らすときに勤務先へ出す届出です（正式には被扶養者（異動）届）。結婚・出産・家族の退職などで扶養に入れるとき、収入や同居の状況がわかる書類を添えて提出します。認定されると、その家族もマイナ保険証か資格確認書で受診できるようになります。

入手先 年金事務所の窓口／日本年金機構のウェブサイト（ダウンロード）

被保険者資格喪失届

従業員が退職するなどして、健康保険・厚生年金保険の資格を失ったときに事業主が年金事務所へ出す届出です。原則として事実発生から5日以内に提出し、保険証（資格確認書）の返却もあわせて行います。

入手先 年金事務所の窓口／日本年金機構のウェブサイト（ダウンロード）

平均賃金

労災の休業補償や解雇予告手当を計算するときの基準になる金額で、直前3ヶ月に支払われた賃金の総額を、その期間の暦日数で割って求めます。残業代や通勤手当も含みますが、賞与など臨時の賃金は除きます。

返済予定表

毎回の返済額のうち、元金と利息がそれぞれいくらかを回ごとに一覧にした表です。借入時に交付され、借り換えの試算や住宅ローン控除の確認で使います。手元にない場合は、金融機関のインターネットバンキングから確認・再発行できることが多いです。

弁済証書

住宅ローンなどを完済したときに、金融機関が「債務がなくなった」ことを証明して交付する書類です（解除証書と呼ぶ金融機関もあります）。抵当権抹消登記の添付書類になるため、完済時に受け取ったら登記が終わるまで大切に保管してください。紛失すると再発行に時間がかかることがあります。

入手先 借入先の金融機関（完済時に交付。紛失時は金融機関に相談）

費用 無料

保険証券

契約した保険の内容（保険の種類・保障額・保険期間・受取人・特約）が記載された書面です。給付金や保険金の請求、保険の見直し、解約のときに参照します。最近はWEB上でのみ交付される契約も増えているため、紙が見当たらないときは保険会社のマイページを確認してください。

母子健康手帳

妊娠から就学前までの健康の記録をまとめる手帳で、妊娠届を出すと市区町村から交付されます。健診・予防接種の記録が残るため、入園・入学時の予防接種歴の確認や、子どもの手帳・手当の申請でも提示を求められます。なくした場合は再交付を受けられますが、記録は戻らないので接種記録は医療機関にも確認します。

入手先 妊娠の届出をした市区町村（紛失時は交付を受けた市区町村で再交付）

法人税申告書

会社の1年間の所得と法人税額を申告する書類で、決算書や勘定科目内訳明細書を添えて税務署に提出します。原則として事業年度の終了から2ヶ月以内が期限です。自社株式の評価や事業承継の検討では、直近数年分の申告書が資料になります。

入手先 税務署の窓口／国税庁のウェブサイト（ダウンロード）

本人確認書類

身分証明書とも呼ばれます。顔写真付きのもの（マイナンバーカード・運転免許証・パスポート・在留カードなど）は1点で足りることが多く、顔写真のないもの（健康保険の資格確認書・年金手帳・介護保険証など）は2点求められることが多いです。何が使えるかは窓口ごとに決まっているので、出向く前にその手続きの案内で確認しておくと確実です。

明細書

支払った金額の内訳を示す書類です。医療機関で受け取る診療明細書には、実施した診療や検査の内容が項目ごとに記載されています。保険金の請求や医療費控除の内訳確認で求められることがあるため、領収書とセットで保管しておくと安心です。

入手先 支払先（医療機関の会計窓口など）から支払時に受け取る

郵便切手

裁判所の手続きでは、相手方や関係者への書類送付に使う切手を申立て時に納めます。必要な金額と切手の組み合わせは裁判所ごとに決まっているので、申立て先の裁判所の案内どおりにそろえてください。使われなかった分は手続きの終了後に返ってきます。

入手先 郵便局・コンビニ（裁判所の手続きでは指定された組み合わせで納める）

離職証明書

退職した人の賃金や退職理由を事業主が記入し、ハローワークへ提出する書類です。これをもとに離職票が交付され、本人が失業給付を申請します。退職理由の記載は給付の開始時期に影響するため、本人も内容を確認して署名します。

入手先 勤務先がハローワークへ提出（本人には離職票が交付される）

領収書

支払った事実を証明する書類で、医療費控除や経費の計上、保険金・給付金の請求で使います。宛名・日付・金額・但し書きがそろっているものを保管してください。レシートでも認められることが多いですが、宛名が必要な提出先では領収書を発行してもらいます。

入手先 支払先（医療機関・葬儀社・店舗など）から支払時に受け取る

路線価図

相続税や贈与税で土地を評価するときに使う、道路ごとの1平方メートルあたりの価格を示した図です。国税庁のサイトで毎年7月ごろに公表され、過去分も閲覧できます。実際の売買価格とは異なり、目安としては公示地価の8割程度とされています。